Secretária é a profissional que em um escritório organiza, documenta, paga contas, digita, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliares externos do escritório, além de, possivelmente, fazer alguns afazeres pessoais de seu chefe, obtendo confiança e credibilidade deste. A secretária se encarrega de toda a parte burocrática da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papéis referentes. Fazem, também, o intermédio de clientes e pessoas físicas com seu chefe por telefone, analisando sua agenda e seus compromissos. Essa profissional é parte fundamental de um escritório, pois é ela que mantém todos os documentos em ordem, para que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela preparou.
Características necessárias
Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para lidar com os assuntos de outrem e deve ser extremamente confiante, para que seu chefe e o escritório possam se organizar com base no que ela faz. Características desejáveis: liderança; atenção a detalhes; capacidade de concentração; capacidade de lidar com o público; capacidade de organização; método; perseverança; conhecimento de assuntos gerais; saber trabalhar sob pressão; saber administrar bem o tempo; saber lidar com números; boa comunicação; boa memória; boa aparência; bom humor; paciência; confiabilidade; raciocínio espacial desenvolvido.
Formação necessária
Para atuar na área como secretária, a profissional deve possuir no mínimo ensino médio completo. Há o curso de Técnico em Secretariado ou nível superior em Secretário Executivo, que podem oferecer maior conhecimento ao profissional, proporcionando mais qualificação e maiores chances de conseguir bons empregos. Existem alguns dos cursos on-line que se relacionam sobre como ser uma secretária eficiente e se destacar no mercado, como o de redação empresarial (disponível por 60 dias), marketing pessoal (duração de 8 semanas), atendimento telefônico (disponível por 30 dias) e organização de eventos (disponível por 60 dias). A maioria dos sindicatos de secretários dos Estados oferecem cursos de especialização. Esses cursos não são feitos on-line e variam de cidade para cidade, mas todos eles são promovidos em eventos, palestras ou feiras educacionais. O profissional deve obter um certificado para atuação, deferido pelo Ministério do Trabalho, que se chama DRT, que é uma ferramenta positiva na hora da “seleção” de emprego.
Principais atividades
A profissional que atua como secretária tem várias funções durante o dia e, seguindo uma ordem relativa, algumas das atividades são: planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; assistência e assessoramento direto a executivos; coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas; redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; interpretação e sintetização de textos e documentos; taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia; conhecimentos protocolares; organização e manutenção dos arquivos da secretaria; classificação, registro e distribuição de correspondência; redação e datilografia de correspondência e documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro; execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.
Áreas de atuação e especialidades
A profissional é requerida em quase todas as áreas empresarias, sendo elas pequenas, médias ou grandes e pode atuar em áreas do comércio, da indústria, em ramos de humanidades, exatas ou biológicas. Além disso, a secretária pode ser funcionária do assessor, administrador, gerente, diretor, vice-presidente, presidente, etc. dependendo do tamanho e atuação da empresa em que for trabalhar.
Mercado de trabalho
O mercado para o profissional de secretaria é muito abrangente, existem vários locais no qual a secretária pode atuar. Como é uma profissão que exige muita dedicação e força de vontade, empresas estão sempre contratando assessoras e assistentes para seus ofícios. Com a evolução do seu trabalho, e ganhando credibilidade e aprimoramento das habilidades, a secretária pode evoluir para cargos de maior confiança e especialização.
Curiosidades
Nas antigas civilizações egípcias e mesopotâmicas, por volta dos séculos 4º e 5º, tem-se registro da profissão de escriba. Eram homens de confiança do rei ou imperador e possuíam o maior domínio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua execução. Esses escribas eram os antigos secretários do reino.
O inventor da máquina de escrever, Christopher Sholes permitiu que sua filha, Lílian Sholes, testasse seu invento publicamente, e ela se tornou a primeira mulher a ultrapassar tal barreira. No centenário do nascimento de Lílian, no dia 30 de setembro, as fábricas de máquinas de escrever lançaram um concurso para selecionar a melhor datilógrafa. Com o passar dos anos, esse dia foi dedicado a todas as mulheres que assumiram a função de secretária. A lei que regulamenta a profissão é a 7.377 de 1985, e entra em combinação com a Lei 9.261 de 1996.
Um pouco de história
Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase esta iniciada em 1860), Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público. Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do centenário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa. Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como o “Dia das Secretárias”. Com o surgimento das associações da classe de secretárias do Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimento da profissão. Das atividades das associações, uma das consequências foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como sendo o “Dia da Secretária”. Em alguns estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por exemplo, a Lei nº 1.421, de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como o “Dia da Secretária”. Há também o “Dia Internacional da Secretária”, que é comemorado na última 4ª feira do mês de abril. E você secretária, qual sua atitude neste dia? Primeiro - Faça dele um dia de reflexão, de autoanálise pessoal e profissional. Ser secretária, hoje, é optar por uma profissão. É gostar do que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência de seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessora e agente facilitador. São Jerônimo é o santo protetor das secretárias. Ele foi secretário do papa Dâmaso, que governou a Igreja Católica de 367 a 384 e seu dia é 30 de setembro.
Oração da Secretária
Senhor, diante de ti, que és o criador e a fonte maravilhosa de todos os dons, quero agradecer-te pelo meu trabalho e a função de secretária. Eu te ofereço a minha árdua tarefa, no compromisso pessoal e profissional de ser prestativa e generosa, acolher e servir com alegria, saber falar e saber ouvir, perdoar e pedir perdão, atuar com integridade e sinceridade, ter paciência e equilíbrio diante dos impasses, ser compreensiva e solidária, esforçando-me por manter o bom relacionamento e o bem-estar comum. Às vezes, Mestre, sinto-me frágil, pequena e, até mesmo, insegura para tomar decisões que competem à minha função. Mas tu me conheces profundamente, sabes de todas as minhas intenções. Por isso, peço-te que me inspires e me orientes, dando-me sabedoria e serenidade. Ilumina-me, para cumprir meu trabalho com dignidade e exercer minhas atividades com segurança e alegria. Senhor! Que além de funcionária, eu seja também colaboradora, companheira e amiga de todos, sem distinção. Obrigada, Senhor, pelo meu trabalho, pelo pão de cada dia, pela minha vocação de servir e colaborar. Amém.
